Aktivrente für Arbeitgeber: Lohnabrechnung Schritt für Schritt
Ein Leitfaden für die Lohnbuchhaltung: Prüfen, abrechnen, bescheinigen.
Sie beschäftigen einen Mitarbeiter nach der Regelaltersgrenze? Dann müssen Sie als Arbeitgeber die Aktivrente berücksichtigen — sonst zahlen Sie zu viel Lohnsteuer ein und Ihr Mitarbeiter muss die Differenz über die Steuererklärung zurückholen. Dieser Leitfaden zeigt, was zu tun ist.Do you employ a member of staff past the statutory retirement age? Then you as employer must apply the Aktivrente — otherwise you withhold too much payroll tax and your employee has to reclaim the difference via their tax return. This guide shows what to do.
1. Voraussetzungen prüfen1. Check the conditions
Die Aktivrente gilt für Arbeitnehmer, die die Regelaltersgrenze erreicht haben und für deren Lohn Sie Rentenversicherungsbeiträge oder Beitragszuschüsse zu berufsständischen Versorgungseinrichtungen zahlen. Minijobs sind ausgeschlossen. Der Freibetrag gilt ab dem Monat nach Erreichen der Altersgrenze.The Aktivrente applies to employees who have reached the statutory retirement age and for whose wage you pay pension contributions or subsidies to professional pension schemes. Mini-jobs are excluded. The allowance applies from the month after reaching the age threshold.
2. Lohnsteuerabzug2. Payroll tax withholding
Sie mindern den steuerpflichtigen Arbeitslohn monatlich um bis zu 2.000 Euro und berechnen die Lohnsteuer nur für den übersteigenden Betrag. Wichtig: Die Aktivrente ist im Programmablaufplan und im BMF-Steuerrechner nicht enthalten — Sie müssen sie manuell berücksichtigen.You reduce the taxable wage by up to €2,000 per month and calculate payroll tax only on the excess. Important: the Aktivrente is not included in the program flowchart or the BMF tax calculator — you must apply it manually.
Sie ist unabhängig von der Steuerklasse anzuwenden, aber nur in einem Dienstverhältnis. In Steuerklasse VI benötigen Sie die Bestätigung des Arbeitnehmers, dass der Freibetrag nicht anderweitig berücksichtigt wird. Eine formlose E-Mail genügt; sie gehört zum Lohnkonto.It applies regardless of tax class, but only in one employment. In tax class VI you need the employee's confirmation that the allowance is not applied elsewhere. A simple e-mail suffices; it belongs in the payroll account.
3. Sozialversicherung3. Social insurance
Die Sozialversicherungspflicht bleibt unverändert. Bei der Bemessung der Vorsorgepauschale bleiben Sozialversicherungsbeiträge auf die Aktivrente unberücksichtigt. Ab der Regelaltersgrenze fällt in der Arbeitslosenversicherung nur noch der Arbeitgeberanteil an.Social insurance liability remains unchanged. For the assessment of the pension lump sum, social insurance contributions on the Aktivrente are not considered. From the statutory retirement age, only the employer share applies to unemployment insurance.
Für Rentner mit Altersvollrente gilt in der Krankenversicherung der ermäßigte Beitragssatz von 14,0 Prozent — weil kein Krankengeldanspruch besteht. Das sollten Sie bei der Beitragsberechnung beachten.For pensioners on a full old-age pension the reduced health insurance rate of 14.0% applies — because there is no sickness benefit entitlement. Factor this in when calculating contributions.
4. Unterjährige Fälle4. Mid-year cases
Bei Eintritt oder Austritt im Monat und bei Arbeitgeberwechsel wird der Freibetrag auf Basis von 30 Kalendertagen anteilig gewährt. Beginnt ein Arbeitnehmer im laufenden Monat und bestätigt schriftlich, dass er in diesem Monat noch keine Aktivrente bezogen hat, können Sie bis zu 2.000 Euro ansetzen.On entry or exit mid-month and on employer change, the allowance is granted proportionally on a 30-calendar-day basis. If an employee starts in the current month and confirms in writing that they have not received the Aktivrente in that month, you may apply up to €2,000.
5. Lohnsteuerbescheinigung5. Payroll tax certificate
Die Summe der steuerfreien Beträge tragen Sie in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ein. Für 2026 geschieht das in einer frei belegbaren Zeile mit der exakten Bezeichnung SteuerfreibetragAktivrente — ohne Leerzeichen. Für die Folgejahre ist ein eigenes Datenfeld vorgesehen.Enter the total of the tax-free amounts in the electronic payroll tax certificate. For 2026 this is done in a free-text line with the exact label SteuerfreibetragAktivrente — no spaces. A dedicated data field is planned for subsequent years.
6. Häufige Fehler vermeiden6. Avoid common mistakes
- Freibetrag nicht angewendet, weil im Programmablaufplan nicht enthaltenAllowance not applied because it isn't in the program flowchart
- Freibetrag auch für Minijobber gewährt (nicht zulässig)Allowance also granted to mini-jobbers (not permitted)
- Freibetrag auf zwei Dienstverhältnisse aufgeteilt (nicht möglich)Allowance split across two employments (not possible)
- Freibetrag erst ab dem Monat des Erreichens statt ab dem Folgemonat gewährtAllowance granted from the month of reaching the threshold instead of the following month
- Freibetrag in Steuerklasse VI ohne schriftliche Bestätigung angesetztAllowance applied in tax class VI without written confirmation
FazitConclusion
Die Aktivrente erfordert ein paar manuelle Schritte in der Lohnbuchhaltung. Wer sie korrekt umsetzt, spart seinem Mitarbeiter bares Geld — und vermeidet Rückfragen vom Finanzamt.The Aktivrente requires a few manual steps in payroll accounting. Done correctly, it saves your employee real money — and avoids queries from the tax office.
Stand: September 2026. Keine Steuer- oder Rechtsberatung.Last updated: September 2026. Not tax or legal advice.
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